Teamarbeit richtig organisieren – mit Kanban kein Problem

Heute möchte ich eines meiner favorisierten Tools für die Organisation von Teams vorstellen. Das Tool, auf das ich mich in diesem Artikel beziehen werden, ist unter www.kanbantool.com zu finden und kostet monatlich einen kleinen Obolus von ca. € 3,50 pro Nutzer. Doch auch mit einem klassichen Whiteboard und Klebezetteln lassen sich die nachfolgenden Tipps für eine Team-Organisation à la Kanban umsetzen.

Kanbantool

Kanbantool

Was bringt mir Kanban?
Diese Form der Organisation hat den Vorteil, dass jeder im Team weiß, welche ToDos vom wem bearbeitet werden und wie weit diese Todos sind.

Sozusagen eine Projektmanagement-Lösung für kleine Teams, jedoch mit einer spielerischeren Form der Visualisierung der Todos.

Diese Organsiation eignet sich ideal für kleinere Startup-Teams und macht viele Mails überflüssig. Und genau das wünsche ich mir ja im Alltag.

Weniger (überflüssige) Mails beantworten, mehr Zeit, um ungestört und fokussiert arbeiten zu können. Die Voraussetzung ist, dass alle Team-Mitglieder diszipliniert das System des Kanbans einhalten und die Vorteile des Kanbans verstehen.

Doch was ist Kanban jetzt eigentlich genau?
Laut wikipedia ist das ursprüngliche Kanban eine bestimmte Art der Produktionsablaufsteuerung aus Japan. Insbesondere Toyota setzte diese Technik der Organisation ein. Wer mag, kann sich das hier auch nochmal im Detail durchlesen.

Im Gegensatz zur Kanban-Definition in der Produktion ist die Nutzung von Kanban insbesondere in der IT eine andere und setzt stark auf die Limitierung gleichzeitig ablaufender Prozesse. Kanban fördert also die Fokussierung des Teams auf einige wenige Tasks und verbessert so die Qualität der Problemlösungen. Mehr dazu später.

Was benötigt man für Kanban?
Als allererstes braucht man für Kanban ein Whiteboard oder auch Kanbanboard, welches für alle Teammitglieder zugänglich und am besten gut sichtbar ist. In diesem Board sind mehrere Spalten eingetragen. Z.B.

  1. Todo Heute
  2. ToDo Diese Woche
  3. ToDo Horizont
  4. Feedback
  5. Done

In ToDo heute kommen alle Todos, die heute unbedingt erledigt werden müssen und DANACH die Todos, die man erledigen möchte. Diese frewilligen Todos werden aus der Spalte ToDo Diese Woche herausgezogen. Im Todo Horizont befinden sich Todos, die keine besonders hohe Dringlichkeit besitzen und bei Bedarf zum Auffüllen in ToDos Diese Woche gezogen werden können.

Diese Einteilung ist von diesem schönen Artikel auf imgriff.com über Team Kanban inspiriert.

Die klassische Einteilung ist übrigens

  1. Todos
  2. WIP (Work in progress)
  3. Done

Diese Aufteilung ist für meinen Geschmackeine Spur zu grob und wird mit der Zeit (insbesondere bei Teamarbeit) etwas unübersichtlich.

Jedes Teammitglied oder bei größeren Teams jede Unit bekommt eine eigene Zeile. Wenn man offline mit einem richtigen Whiteboard arbeitet, kann man mit Post-Its arbeiten und Todos in die richtigen Zellen der Tabelle einkleben. Bei Kanbantool geht das umweltfreundlich mit digitalen Klebezetteln. Diese Klebezettel wandern nun zwischen den Spalten und evtl. auch Zeilen hin- und her bis sie die Spalte “Done” erreichen.

So kann der Zustand und Progress eines Todos sehr gut und für alle verständlich visualisiert werden. Das ist vor allem großartig, wenn neue Teammitglieder dazukommen, die schnell einen Gesamtüberblick gewinnen möchten.

Limitierung als Grundsatz
Nun ist es im Alltag meistens so, dass Todos ungefragt reinkommen und man oft an mehreren Baustellen gleichzeitig arbeitet und sich auf kein ToDo so richtig fokussieren kann / will. Diesem Problem begegnet Kanban mit der Limitierung der möglichen Todos.

Beispielsweise können in einer Spalte nur eine bestimmte Anzahl von Tickets (=ToDos) platziert werden. Ist ja auch logisch. Todo Heute ist zeitlich nunmal begrenzt. So ist für alle Abteilungen und Teammitglieder sichtbar, ob ToDos noch reinpassen oder in der Warteschlange landen. In der IT spielt diese Fokussierung eine wesentliche Rolle bei der Code-Qualität.

Wie läuft Kanban bei mir in der Praxis?
In einer wöchentlichen Sitzung bespricht man die Ergebnisse der erledigten Todos der vergangenen Woche. Danach werden neue Todos besprochen, den Teamitgliedern zugewiesen und priorisiert im Kanban abgelegt. Bei uns im Projekt www.addloops.com läuft das Kanban mittlerweile fast von selbst. Jedes Mitglied pflegt seine Zeile und die wöchentlichen Meetings nehmen kaum noch Zeit ein.

Was ich an Kanban besonders mag
Der große Vorteil von Kanban ist meiner Meinung (neben der Visualisierung von ToDos) auch, dass man einen Pool von wöchentlichen Todos hat. Aus diesem kann man sich die Todos herauspicken, auf die man momentan Lust hat (sofern keine Prio auf einem gewissen ToDo liegt). Mir gefällt diese Art zu arbeiten sehr gut. So ganz nach frei Schnauze funktioniert selbstständiges Arbeiten bei mir dann aber doch nicht.

In Ergänzung zu Kanban habe ich mir einen gewissen “Rahmenplan” mit regelmäßigen Todos erstellt. Sieht aus wie ein großer Stundenplan von Stunde 1 bis Stunde 12 (da ich mir den Luxus gönne, aufzustehen, wenn ich ausgeschlafen bin). Anfänglich habe ich im Kanbantool auch regelmäßige Todos erfasst, doch das war mir ein wenig zu voll. Dies habe ich mittlerweile anders gelöst, doch das ist einen weitere Artikel wert.

In diesem Rahmenplan oder auch Grundgerüst sind 1-2 frei gestaltbare Stunden pro Tag enthalten. Genau in diesen Stunden werden die in Kanban erfassten Tasks erledigt. Diese Arbeitsweise funktioniert für mich bisher wunderbar.

Und nun?
Nun hat man also im besten Fall eine Wand voller Klebezettel in unterschiedlichen Spalten. Man fängt an die Todos heute abzuarbeiten. Wenn diese leer sind und wieder Erwarten noch Zeit da ist, kann man sich weitere Todos aus Todos Woche abholen und bearbeiten. So wandern immer mehr Zettel aus den ToDo-Spalten in die Done Spalte.

Am Ende der Woche wird kurz besprochen, welche Ergebnisse zustande gekommen sind und welche Todos für die nächste Woche anstehen. Die neuen Todos werden im Beisein aller Mitglieder wieder verteilt und priorisert.

Das mag am Anfang etwas albern wirken mit den Zetteln, doch nach einiger Zeit möchte man nicht mehr auf diese simple aber geniale Visualisierung verzichten. So ging es mir jedenfalls.

Wie holt man noch mehr aus Kanban heraus?
Wer zusätzlich auch eine Priorisierung vornehmen möchte innerhalb dieser Spalten kann dies wie ich z.B. über einen Farbcode machen (kanbantool unterstützt verschiedenfarbige Zettel). Was mir in kanbantool.com noch ein wenig fehlt: Man kann auf Anhieb nocht erkennen, wie umfangreich ein Todo ist. Hier würde ich mir entweder variable Zettelgrößen wünschen, die sich nach dem eingestellten Aufwand richten. So muss man im Zweifel in jedes ToDo reingucken und den Wert raussuchen.

Auf kanbantool.com stehen zudem einige Analyse- und Reporting-Funktionen zur Verfügung. Dort kann man beispielsweise auf einen Klick sehen, wieviele Todos der Kategorie “5″ (=umfangreich)  innerhalb einer Woche vom Team geschafft wurden. So lassen sich Arbeitsverteilung und Effektivität sehr leicht optimieren. Man erkennt als Teamleader, sofort, wenn es in einem Proozess hakt und man unterstützen sollte.

Fazit
Nach jetzt fast einem halben Jahr Team Kanban kann ich sagen, dass ich die Arbeit mit kanbantool.com allen kleinen Teams und Startups ans Herz lege. Als etwas flexiblere Version von SCRUM (salopp formuliert, vgl. hier), macht Kanban aus meiner Sicht vor allem in den Bereichen Sinn, wo es nicht primär um Softwareentwicklung geht, sondern in erster Linie Teams und ihre Todos einfach organisiert und visualisiert werden sollen.  Auch bei kleineren Teams, in denen die festen Scrum-Rollen teilweise in Personalunion verteilt werden müssten, macht Kanban als “Scrum light” mehr Sinn.

Wir bei addloops.com nutzen Kanban daher als simples “Ticketing-System” für die Organisation unserer Firma. Kanban ist vielseitig und lebt davon, was die Teams daraus machen und wie sie es in ihren Arbeitsalltag integrieren. Ich würde schätzen, dass sich bei uns die Effektivität und die Abläufe spürbar verbessert haben durch den konsequenten Einsatz von Kanban.

Setzt ihr bereits Kanban in dieser oder einer anderen Form ein? Welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht? Oder findet ihr alternative Formen der Team-Organisation attraktiver? Wie organisiert ihr euch in euren Teams? Ich bin auf eure Kommentare gespannt!

Über den Autor

Alex ist Bootstrapping-Fan, Musiker und Webworker. Er interessiert sich neben der Musik-Produktion besonders Webdesign und Web-Entwicklung.

Alex kann man folgen unter: Twitter, Facebook und RSS.

3 Kommentare zu “Teamarbeit richtig organisieren – mit Kanban kein Problem”

  1. 3,50 € ist vielleicht wirklich ein seltsamer Preis. Zu hoch, als dass man meckern könnte, und zu viel, damit es kostenlos ist. Ich selbst gestalte mir sowas immer ganz gern selbst. Dazu bietet sich Excel quasi an. Ein paar Formeln und Funktionen, zur größten Not vielleicht im Hintergrund noch ein paar zusätzliche Berechnungen über weitere Tabellenblätter laufen lassen, die nur zur Berechnung dienen, und schon klappt das ganze. Also ich mache mir sowas immer lieber selbst, allerdings schon auf dem PC. Ohne weiße Zettel usw. Obwohl, Excel ist ja zunächst auch erst mal weiß … ;-)

  2. als teamleiter in der logistik praktitiere ich kanban jeden tag. ein wirklich gutes konzept.

  3. Irgendwie hört es sich sehr interessant an, aber richtig überzeugt bin ich noch nicht.

    Vielleicht muss ich doch bei meiner 7 Tage Mappe bleiben?

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